Zorganizowanie pracy w wirtualnym biurze nie jest trudniejsze niż w prawdziwym. W tym celu istnieje szereg podstawowych środków, dzięki którym nie będzie to trudne. Rozważmy każdy z nich bardziej szczegółowo.
Planowanie
Podobnie jak w prawdziwym biurze, ważne jest rozbicie każdego projektu na konkretne zadania, z których każde przypisane jest do konkretnego pracownika, oraz wyznaczenie optymalnego terminu ich realizacji.
Kontrola realizacji zadań
W pracy zespołowej zadania są często wzajemnie powiązane. Informacje o ich realizacji powinny być dostępne dla wszystkich uczestników projektu. W przeciwnym razie ewentualne opóźnienia w realizacji niektórych zadań spowodują, że nie uda się dotrzymać terminów zakończenia projektu. Dzięki wirtualnemu biuru każdy pracownik firmy może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie jest dane zadanie i kto dokładnie jest za nie odpowiedzialny. W takim przypadku planowanie i kontrola odbywa się za pomocą systemów CRM.
Stała komunikacja w godzinach pracy
Ważnym czynnikiem jest komunikacja pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w realizowany projekt lub w przedsiębiorstwo jako całość. Sposobami komunikacji w wirtualnym biurze mogą być rozmowy (zarówno pomiędzy dwoma rozmówcami, jak i połączenia konferencyjne), czat, itp.
Czego potrzebujesz, aby założyć wirtualne biuro
Aby założyć wirtualne biuro, można skorzystać z usługi o tej samej nazwie oferowanej przez firmy świadczące usługi. W tym przypadku za określoną opłatą miesięczną otrzymujesz gotowy zestaw aplikacji biznesowych, najbardziej popularnych w każdej dziedzinie. Drugą opcją jest samodzielne stworzenie zdalnego biura. Aby samodzielnie wdrożyć wyżej wymienione zasady organizacji pracy w wirtualnym biurze potrzebne są następujące elementy.
Założenie
Może to dziwnie zabrzmi, ale nawet dla wirtualnego biura będziesz potrzebował prawdziwej siedziby. To stąd wywodzić się będzie kierownictwo firmy i wszyscy jej pracownicy. W rzeczywistości możesz wykorzystać do tego celu własne mieszkanie, ale specjalnie zbudowane pomieszczenie na główne biuro znacznie zwiększy samoorganizację i zaufanie klientów. Nie trzeba dodawać, że takie pomieszczenie musi być wyposażone w sprzęt biurowy: komputer, kopiarka, skaner, drukarka, telefon i tak dalej.
Stworzenie strony internetowej
W dzisiejszych czasach promocja firmy lub jej produktów za pośrednictwem Internetu jest najbardziej aktualnym i skutecznym sposobem. Dlatego też przy wdrażaniu wirtualnego biura, jak również rzeczywistego, najpierw konieczne jest stworzenie strony internetowej. Z jego pomocą można pozyskać wielu klientów i znaleźć partnerów.
Telefonia IP w chmurze
Telefonia IP to jeden z ważnych elementów wirtualnego biura. Z jego pomocą zorganizowane jest stabilne połączenie między pracownikami, zapewniona jest wysokiej jakości komunikacja z klientami i partnerami. Najpopularniejsze funkcje telefonii w chmurze do pracy zdalnej to:
- konferencje – umożliwia prowadzenie spotkań online z dowolną liczbą pracowników, gdziekolwiek się znajdują;
- numery wirtualne – możliwość szybkiego łączenia numerów miejskich, federalnych, krótkich i pięknych;
- różne opcje przekazywania i odbierania połączeń na różne urządzenia – wszystko to pozwala pracownikom być zawsze w kontakcie: przekierowanie z numeru miejskiego na telefon komórkowy, przekierowanie połączenia klienta do konkretnego managera lub menu IVR , umiejętne ustawienie kolejki połączeń ;
- ochrona danych – wszystkie dane firmy są bezpieczne, ponieważ przechowywane są w chmurowych centrach danych, z których korzystają dostawcy, a ich odbiór i transmisja odbywa się za pomocą szyfrowanego kanału VPN.
Dodatkowe informacje: Więcej informacji – Wirtualne biuro Warszawa Centrum – sprawdź, jakie zalety ma wynajem wirtualnego biura właśnie w tej lokalizacji.
