Dekretowanie faktur jest bardzo istotnym procesem w prowadzeniu księgowości, który polega na przypisywaniu odpowiednich kont księgowych do poszczególnych faktur oraz innych dowodów księgowych. Proces ten zapewnia, że wszystkie transakcje finansowe firmy są poprawnie zarejestrowane w księgach rachunkowych, co ma z kolei znaczenie dla prawidłowego zarządzania finansami i sporządzania sprawozdań finansowych.
Definicja dekretowania faktur
Dekretowanie faktur to czynność polegająca na przypisaniu fakturze odpowiednich kont księgowych w celu ich właściwego ujęcia w ewidencji księgowej. Jest to etap, który następuje po otrzymaniu i sprawdzeniu faktury, a przed jej zaksięgowaniem w systemie księgowym. Dekretowanie wymaga dokładnego rozpoznania rodzaju transakcji oraz jej wpływu na finanse firmy.
Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji handlowej, w której określone są dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji, kwoty oraz warunków płatności.
W trakcie dekretowania, na podstawie treści faktury określa się, na które konta księgowe należy zaksięgować poszczególne elementy transakcji. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne monitorowanie kosztów, przychodów oraz innych aspektów finansowych firmy.
Rodzaje dowodów księgowych
Aby lepiej zrozumieć proces dekretowania faktur, warto zaznajomić się z rodzajami dowodów księgowych, które są podstawą tego procesu. Dowody księgowe to dokumenty potwierdzające dokonanie transakcji, które są podstawą do zapisów w księgach rachunkowych. Do najczęściej występujących dowodów księgowych należą:
Faktury
Dokumenty które zawierają szczegółowe informacje na temat sprzedanych towarów lub usług, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, kwotę należności oraz stawki VAT. Faktury są podstawowym dokumentem stosowanym w obiegu księgowym i służą jako potwierdzenie transakcji.
Rachunki
Dokumenty podobne do faktur, ale zazwyczaj używane w mniej formalnych transakcjach lub w przypadku działalności niepodlegającej obowiązkowi wystawiania faktur VAT.
Wewnętrzne dokumenty
Dokumenty wewnętrzne, takie jak rozliczenia między działami firmy, które mogą mieć wpływ na księgowość, ale nie są bezpośrednio związane z transakcjami zewnętrznymi.
Pokwitowania
Dokumenty potwierdzające odbiór gotówki lub innych wartości, które są często używane w transakcjach gotówkowych.
Przypisania
Dokumenty, które mogą zawierać informacje o przelewach bankowych, przelewach między kontami firmowymi czy innych operacjach finansowych.
Zlecenia
Dokumenty używane w przypadku polecenia wykonania usługi lub zakupu towarów, które mogą być podstawą do późniejszego wystawienia faktury.
Jak odbywa się dekretowanie faktur
Proces dekretowania faktur składa się z kilku etapów, które muszą być dokładnie przestrzegane, aby zapewnić prawidłowe ujęcie transakcji w księgach rachunkowych.
Otrzymanie i sprawdzenie faktury – Pierwszym krokiem jest otrzymanie faktury od dostawcy lub kontrahenta. Faktura musi być dokładnie sprawdzona pod kątem formalnym i merytorycznym, aby upewnić się, że zawiera wszystkie wymagane informacje, takie jak poprawne dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług oraz kwoty. Sprawdza się również czy faktura jest zgodna z umową i czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
Analiza treści faktury – Po sprawdzeniu formalnym, następuje analiza treści faktury w celu określenia, jakie konta księgowe będą zaangażowane w jej ujęcie. W tym etapie identyfikuje się rodzaj kosztów lub przychodów oraz przypisuje odpowiednie konta analityczne i syntetyczne, które zostaną użyte do zaksięgowania faktury.
Przypisanie kont księgowych – Na podstawie analizy treści faktury, przypisuje się odpowiednie konta księgowe. Może to obejmować konta kosztów, przychodów, VAT lub konta rozrachunkowe. Każda faktura wymaga przypisania kont, które dokładnie odzwierciedlają jej wpływ na bilans oraz rachunek zysków i strat.
Dokonanie dekretacji – Po przypisaniu kont księgowych, następuje wprowadzenie danych do systemu księgowego. W tym momencie dokonuje się formalnego zapisu na kontach księgowych zgodnie z zasadami rachunkowości. Wprowadzane są zarówno zapisy debetowe, jak i kredytowe, które odpowiadają wartościom wskazanym na fakturze.
Weryfikacja i zatwierdzenie – Po wprowadzeniu zapisów do systemu, następuje weryfikacja dokonanego dekretowania. Weryfikacja ta jest niezbędna do zapewnienia, że wszystkie zapisy są poprawne i zgodne z wymaganiami księgowymi. Po weryfikacji dekretacja jest zatwierdzana przez osobę odpowiedzialną za księgowość, co pozwala na zakończenie procesu.
Archiwizacja dokumentów – Po zaksięgowaniu faktury, należy zadbać o odpowiednią archiwizację dokumentów. Faktury i dowody księgowe powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co zwykle oznacza przechowywanie ich przez określony czas w formie papierowej lub elektronicznej.
Dekretowanie faktur jest bardzo ważnym procesem w obiegu dokumentów księgowych, który zapewnia prawidłowe i zgodne z przepisami ujęcie transakcji w księgach rachunkowych. Poprawne dekretowanie faktur ma spore znaczenie dla zarządzania finansami firmy, sporządzania dokładnych sprawozdań finansowych oraz zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Teraz już wiesz jaj działa dekretowanie faktur! A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o dekretowaniu faktur zajrzyj na https://pragmago.pl/porada/na-czym-polega-dekretowanie-faktur-i-kiedy-jest-konieczne/ gdzie znajdziesz też inne przydatne informacje związane z księgowością.
